Το άνοιγμα μιας νέας μονάδας franchise δεν εξαρτάται μόνο από την επιλογή του κατάλληλου σημείου, τον εξοπλισμό ή την προβολή της επιχείρησης. Την εμπειρία που θα αποκομίσει ο πρώτος πελάτης θα τη διαμορφώσουν, σε μεγάλο βαθμό, οι άνθρωποι που θα τον εξυπηρετήσουν.
Η δημιουργία της πρώτης ομάδας είναι επομένως μία από τις σημαντικότερες αποφάσεις του νέου franchisee. Οι εργαζόμενοι πρέπει να μπορούν να εφαρμόσουν τις διαδικασίες του δικτύου, να συνεργαστούν μεταξύ τους και να εκπροσωπήσουν σωστά το brand από την πρώτη ημέρα λειτουργίας.
Οι προσλήψεις προσωπικού σε ένα franchise χρειάζονται έγκαιρο σχεδιασμό. Η βιαστική αναζήτηση εργαζομένων λίγο πριν από το άνοιγμα μπορεί να οδηγήσει σε λανθασμένες επιλογές, ανεπαρκή εκπαίδευση και αυξημένη πίεση για ολόκληρη την ομάδα.
Η στελέχωση ξεκινά από το μοντέλο λειτουργίας
Πριν αναζητήσετε υποψηφίους, πρέπει να γνωρίζετε πώς θα λειτουργεί καθημερινά η μονάδα. Το μέγεθος της ομάδας δεν καθορίζεται μόνο από τα τετραγωνικά μέτρα του καταστήματος. Επηρεάζεται από το ωράριο, τις βάρδιες, τις ώρες αιχμής, τον κλάδο και τον βαθμό προσωπικής συμμετοχής του franchisee.
Ένας ιδιοκτήτης που θα βρίσκεται καθημερινά στη μονάδα μπορεί να αναλάβει ορισμένες λειτουργικές αρμοδιότητες. Αντίθετα, όταν ο franchisee δεν θα έχει συνεχή παρουσία, μπορεί να χρειάζεται από την αρχή ένας υπεύθυνος καταστήματος με εμπειρία στη διοίκηση ομάδας.
Σε αυτό το στάδιο είναι χρήσιμο να ζητηθούν από τον franchisor πραγματικά στοιχεία από μονάδες αντίστοιχου μεγέθους. Η εμπειρία του δικτύου μπορεί να βοηθήσει στον υπολογισμό των αναγκών, δεν πρέπει όμως να αντικαθιστά την αξιολόγηση των ιδιαίτερων συνθηκών της νέας τοποθεσίας.
Πότε πρέπει να ξεκινήσουν οι πρώτες προσλήψεις;
Η αναζήτηση προσωπικού πρέπει να ξεκινήσει αρκετά νωρίς, ώστε να υπάρχει χρόνος για αξιολόγηση, επιλογή και εκπαίδευση πριν από το άνοιγμα. Αν η πρόσληψη πραγματοποιηθεί την τελευταία στιγμή, η εκπαίδευση συχνά περιορίζεται σε μια βιαστική παρουσίαση των βασικών διαδικασιών.
Ο απαιτούμενος χρόνος διαφέρει ανάλογα με τον κλάδο και τη δυσκολία των θέσεων. Σε κάθε περίπτωση, το χρονοδιάγραμμα στελέχωσης πρέπει να αποτελεί μέρος του συνολικού πλάνου έναρξης και όχι μια εργασία που αφήνεται για το τέλος.
Χρειάζεται επίσης να προβλεφθεί ότι ορισμένοι επιλεγμένοι υποψήφιοι μπορεί τελικά να μην αποδεχθούν τη θέση ή να αποχωρήσουν κατά τις πρώτες ημέρες. Ένα ρεαλιστικό περιθώριο χρόνου μειώνει τον κίνδυνο να ανοίξει η επιχείρηση με ελλιπή ομάδα.
Καθορίστε τι ακριβώς ζητάτε από κάθε εργαζόμενο
Μια σαφής περιγραφή θέσης βοηθά τον εργοδότη να αξιολογήσει τους υποψηφίους με κοινά κριτήρια. Παράλληλα, επιτρέπει σε κάθε ενδιαφερόμενο να γνωρίζει από την αρχή τις αρμοδιότητες, το ωράριο και τις πραγματικές απαιτήσεις της εργασίας.
Πριν δημοσιευτεί η αγγελία, πρέπει να έχουν καθοριστεί ο ρόλος, οι καθημερινές εργασίες, οι απαραίτητες δεξιότητες και η σχέση της συγκεκριμένης θέσης με την υπόλοιπη ομάδα. Διαφορετικά, υπάρχει κίνδυνος να επιλεγεί ένας ικανός άνθρωπος για έναν ρόλο που τελικά δεν του ταιριάζει.
Η ειλικρίνεια σε αυτό το στάδιο είναι σημαντική. Μια θέση δεν χρειάζεται να παρουσιάζεται ευκολότερη ή πιο ελκυστική από ό,τι είναι. Οι ξεκάθαρες προσδοκίες δημιουργούν καλύτερες βάσεις για μια σταθερή συνεργασία.
Η εμπειρία δεν είναι το μοναδικό κριτήριο
Η προηγούμενη εμπειρία μπορεί να μειώσει τον χρόνο προσαρμογής, ιδιαίτερα σε θέσεις με αυξημένες τεχνικές ή διοικητικές απαιτήσεις. Σε ένα οργανωμένο σύστημα franchise, όμως, πολλές λειτουργικές γνώσεις μπορούν να μεταφερθούν μέσα από την εκπαίδευση και το franchise manual.
Η συνέπεια, η επικοινωνία, η διάθεση συνεργασίας και η ικανότητα τήρησης συγκεκριμένων προτύπων είναι εξίσου σημαντικές. Ένας εργαζόμενος μπορεί να έχει πολυετή προϋπηρεσία, αλλά να δυσκολεύεται να ακολουθήσει το σύστημα του δικτύου ή να λειτουργήσει ως μέλος μιας νέας ομάδας.
Η σωστή επιλογή βασίζεται επομένως στον συνδυασμό εμπειρίας, συμπεριφοράς και δυνατότητας εξέλιξης.
Η συνέντευξη πρέπει να συνδέεται με την πραγματική εργασία
Οι γενικές ερωτήσεις μιας συνέντευξης δεν αποκαλύπτουν πάντα πώς θα λειτουργήσει κάποιος μέσα στη μονάδα. Είναι προτιμότερο να χρησιμοποιηθούν απλά παραδείγματα από την καθημερινότητα της επιχείρησης.
Μπορείτε, για παράδειγμα, να ζητήσετε από τον υποψήφιο να εξηγήσει πώς θα διαχειριζόταν έναν πελάτη που παραπονιέται, μια ξαφνική αύξηση της κίνησης ή μια διαφωνία με συνάδελφο. Οι απαντήσεις δεν χρειάζεται να είναι τέλειες. Σημασία έχει να καταλάβετε τον τρόπο σκέψης, την ψυχραιμία και τη διάθεση συνεργασίας του υποψηφίου.
Παράλληλα, η συνέντευξη αποτελεί ευκαιρία να παρουσιαστούν με σαφήνεια το ωράριο, οι βάρδιες, οι απαιτήσεις και ο τρόπος αξιολόγησης της απόδοσης.
Πού τελειώνει η υποστήριξη του franchisor;
Σε ορισμένα δίκτυα ο franchisor προσφέρει περιγραφές θέσεων, κριτήρια αξιολόγησης, εκπαιδευτικό υλικό ή ακόμη και υποστήριξη στις συνεντεύξεις. Σε άλλα, η ευθύνη της αναζήτησης και της επιλογής ανήκει σχεδόν αποκλειστικά στον franchisee.
Αυτή η διαφορά πρέπει να έχει αποσαφηνιστεί πριν από την έναρξη της μονάδας. Ο νέος συνεργάτης χρειάζεται να γνωρίζει ποιος αναλαμβάνει την εκπαίδευση, πόσο διαρκεί, πού πραγματοποιείται και αν υπάρχει πρόσθετο κόστος.
Αποτελεί ένα από τα θέματα που πρέπει να διερευνηθούν όταν εξετάζετε τι πληροφορίες να ζητήσετε από τον franchisor. Ακόμη και όταν το δίκτυο παρέχει ουσιαστική βοήθεια, ο franchisee παραμένει συνήθως υπεύθυνος για τη στελέχωση και την καθημερινή διοίκηση της ομάδας του.
Η εκπαίδευση πρέπει να μοιάζει με την πραγματική λειτουργία
Η παρουσίαση του brand και του εγχειριδίου λειτουργίας είναι απαραίτητη, αλλά δεν αρκεί. Οι εργαζόμενοι χρειάζονται πρακτική εξάσκηση στα συστήματα, στην εξυπηρέτηση και στη διαχείριση πραγματικών περιστατικών.
Πριν από το επίσημο άνοιγμα είναι χρήσιμο να πραγματοποιούνται δοκιμαστικές βάρδιες. Η ομάδα μπορεί να εξασκηθεί στην υποδοχή πελατών, στην καταχώριση παραγγελιών ή συναλλαγών, στη διαχείριση παραπόνων και στις διαδικασίες ανοίγματος και κλεισίματος.
Έτσι εντοπίζονται νωρίς τα σημεία που δημιουργούν καθυστερήσεις ή ασάφεια. Παράλληλα, οι εργαζόμενοι αποκτούν μεγαλύτερη σιγουριά και αρχίζουν να λειτουργούν ως ομάδα πριν βρεθούν απέναντι στους πρώτους πραγματικούς πελάτες.
Οι πρώτες εβδομάδες καθορίζουν την κουλτούρα της μονάδας
Η ολοκλήρωση της αρχικής εκπαίδευσης δεν σημαίνει ότι η ομάδα είναι πλήρως έτοιμη. Τις πρώτες εβδομάδες χρειάζεται συχνή παρουσία του υπευθύνου, σαφής καθοδήγηση και άμεση ανατροφοδότηση.
Είναι σημαντικό να διορθώνονται εγκαίρως οι αποκλίσεις από τις διαδικασίες, χωρίς κάθε λάθος να αντιμετωπίζεται τιμωρητικά. Οι εργαζόμενοι πρέπει να αισθάνονται ότι μπορούν να ζητήσουν βοήθεια, αλλά και να γνωρίζουν ποια πρότυπα δεν μπορούν να αγνοηθούν.
Η συνεχής πίεση, τα ασαφή ωράρια και η άνιση κατανομή εργασίας μπορεί να οδηγήσουν γρήγορα σε απογοήτευση και εξάντληση. Η έγκαιρη αναγνώριση των σχετικών ενδείξεων βοηθά στην πρόληψη του burnout μέσα στην ομάδα.
Μια καλή ομάδα δεν δημιουργείται μόνο με καλές προσλήψεις
Η επιτυχία της πρώτης ομάδας δεν εξαρτάται αποκλειστικά από το αν επιλέχθηκαν οι σωστοί υποψήφιοι. Εξαρτάται και από το περιβάλλον που θα δημιουργήσει ο franchisee μετά την πρόσληψη.
Οι σαφείς αρμοδιότητες, η δίκαιη αντιμετώπιση, η έγκαιρη ανακοίνωση του προγράμματος και η αναγνώριση της προσπάθειας ενισχύουν τη σταθερότητα. Αντίθετα, ακόμη και ένας πολύ καλός εργαζόμενος μπορεί να αποχωρήσει όταν επικρατούν ασάφεια και συνεχείς αλλαγές χωρίς ενημέρωση.
Η διατήρηση μιας σταθερής ομάδας μειώνει το κόστος επαναλαμβανόμενων προσλήψεων και εκπαιδεύσεων. Κυρίως, όμως, βοηθά τη μονάδα να προσφέρει σταθερή εμπειρία στους πελάτες και να εφαρμόζει με συνέπεια τα πρότυπα του δικτύου.
Μην παραμελείτε τις τυπικές υποχρεώσεις
Κάθε πρόσληψη πρέπει να πραγματοποιείται σύμφωνα με τις ισχύουσες εργασιακές και ασφαλιστικές υποχρεώσεις. Επειδή οι απαιτήσεις μπορεί να διαφέρουν ανάλογα με τη σύμβαση, το ωράριο και τον κλάδο, ο franchisee πρέπει να συνεργάζεται με τον λογιστή ή τον αρμόδιο σύμβουλό του.
Για τις ψηφιακές διαδικασίες και τις τρέχουσες αλλαγές μπορείτε να συμβουλεύεστε την επίσημη ενημέρωση του Υπουργείου Εργασίας για το ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ.
Από τη στελέχωση στη σωστή διοίκηση
Οι πρώτοι εργαζόμενοι μιας μονάδας δεν καλύπτουν απλώς τις αρχικές βάρδιες. Συμμετέχουν στη δημιουργία του τρόπου λειτουργίας, της εξυπηρέτησης και της εσωτερικής κουλτούρας της επιχείρησης.
Η THE WAY υποστηρίζει επιχειρήσεις και δίκτυα franchise στην οργάνωση των λειτουργικών διαδικασιών και στη δημιουργία αποτελεσματικών ομάδων. Εάν προετοιμάζετε μια νέα μονάδα ή χρειάζεστε καθοδήγηση για τη στελέχωσή της, μπορείτε να επικοινωνήσετε με τους συμβούλους της THE WAY.
Συχνές Ερωτήσεις
Η αναζήτηση πρέπει να ξεκινήσει αρκετά πριν από το άνοιγμα, ώστε να υπάρχει χρόνος για συνεντεύξεις, επιλογή και πρακτική εκπαίδευση. Το ακριβές διάστημα εξαρτάται από τον κλάδο και τις θέσεις που πρέπει να καλυφθούν.
Συνήθως ο franchisee είναι ο εργοδότης και έχει την τελική ευθύνη των προσλήψεων. Ο franchisor μπορεί να προσφέρει κριτήρια επιλογής, περιγραφές θέσεων και εκπαιδευτική υποστήριξη.
Εξαρτάται από τη θέση. Για ορισμένους ρόλους είναι απαραίτητη, ενώ σε άλλους η συνέπεια, η επικοινωνία και η δυνατότητα εκπαίδευσης μπορεί να είναι σημαντικότερες.
Δεν υπάρχει ένας κοινός αριθμός. Η στελέχωση εξαρτάται από το ωράριο, τις βάρδιες, το μέγεθος της μονάδας, τις ώρες αιχμής και τον βαθμό συμμετοχής του franchisee.
Η εκπαίδευση του δικτύου αποτελεί τη βάση, αλλά πρέπει να συμπληρώνεται με πρακτική εξάσκηση μέσα στη μονάδα, επίβλεψη και ανατροφοδότηση κατά τις πρώτες εβδομάδες.
Διαβάστε περισσότερα
Υφιστάμενοι Franchisees: Τι Μπορούν να σας Αποκαλύψουν πριν Επενδύσετε
Η επιλογή ενός franchise δεν πρέπει να βασίζεται μόνο στην παρουσίαση του brand, στα οικονομικά στοι…
Τι Πληροφορίες να Ζητήσετε από τον Franchisor πριν Προχωρήσετε σε Συνεργασία
Η επιλογή ενός franchise δεν πρέπει να βασίζεται μόνο στην αναγνωρισιμότητα του brand, στην εικόνα ε…
Τι θα φέρει επόμενη μέρα στην οικονομία;
Κανείς δεν μπορούσε να το φανταστεί τι θα φέρει η επόμενη μέρα στην οικονομία. Πριν λίγους μήνες, αν…
Τάσεις στην αγορά του καφέ και πώς επηρεάζουν τα franchise
Η παγκόσμια αγορά του καφέ βρίσκεται σε συνεχή εξέλιξη, με νέες τάσεις να διαμορφώνουν τις προτιμήσε…
Τα Σημάδια ότι μια Πρόταση Franchise Χρειάζεται Περισσότερη Προσοχή
Μια πρόταση franchise μπορεί να φαίνεται ελκυστική από την πρώτη στιγμή. Ένα αναγνωρίσιμο brand, μια…
Σύμβαση Franchise: Τι Πρέπει να Κατανοήσετε πριν Υπογράψετε
Η σύμβαση franchise είναι ένα από τα πιο σημαντικά στάδια πριν την τελική απόφαση ενός υποψήφιου επε…
