ΔΟΥΛΕΨΕ ΛΙΓΟΤΕΡΟ, ΓΙΝΕ ΠΙΟ ΠΑΡΑΓΩΓΙΚΟΣ

Ένα από τα μεγαλύτερα προβλήματα που αντιμετωπίζει ο σύγχρονος εργαζόμενος άνθρωπος ή ο σύγχρονος επαγγελματίας, είναι η διάσπαση της προσοχής του και η μειωμένη παραγωγικότητα. Μιλάμε βέβαια για την διάσπαση της προσοχής κατά την διάρκεια της εργασίας του. Το γεγονός έχει την απλούστατη εξήγησή του αν αναρωτηθείτε: Διασπάται η προσοχή μου όταν βλέπω μια ταινία; Όταν είμαι στο facebook; Όταν παίζω ρακέτες, μπάσκετ, ποδόσφαιρο κλπ;  Εύκολα λοιπόν μπορούμε να καταλάβουμε ότι  τα βαθιά αίτια οφείλονται κυρίως στο γεγονός ότι δεν θέλουμε να δουλεύουμε, δεν μας αρέσει η δουλειά μας ή απλά θέλουμε να κάνουμε εντελώς διαφορετικά πράγματα. Σε κάθε περίπτωση όμως, θα πρέπει να σκεφτούμε ότι το χειρότερο πράγμα είναι να απλώνουμε το χρόνο μας καθώς γινόμαστε αντιπαραγωγικοί και έτσι να βασανιζόμαστε και να είμαστε αναγκασμένοι να κάνουμε αυτό που δεν μας αρέσει, για πολύ περισσότερες ώρες….

Ακολουθούν 10+1  γρήγορες συμβουλές για να σένα που έχεις δυσκολία στην διαχείριση του χρόνου σου, για σένα που δυσκολεύεσαι να παραμείνεις συγκεντρωμένος όλη την ημέρα!

1. ΔΟΥΛΕΨΕ ΜΕ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑ

Κάνε ένα πλάνο των εργασιών σου και θέσε τις προτεραιότητες. Κάνε ιεράρχηση των εργασιών σου και όρισε το χρόνο που χρειάζεται για να ολοκληρώσεις μια εργασία. Κάθε φορά που τελειώνεις μπορείς να κάνεις έναν έλεγχο για να δεις αν σωστά είχες προγραμματίσει ή αν ξέφυγες πάλι. Έτσι σιγά – σιγά με προσπάθεια και αυστηρότητα θα εκπαιδευτείς και θα καταφέρνεις να πλησιάζεις στον προγραμματισμό σου.

2. ΣΤΑΜΑΤΑ ΤΩΡΑ ΤΟ MULTITASKING

Ξέρω καλά τι κάνεις. Μην μου κρύβεσαι. Ξεκινάς να ασχολείσαι με μια καινούρια δουλειά, μόνο και μόνο για να ξεφύγεις από την προηγούμενη. Σου έχω νέα! Δεν θα ξεφύγεις. Η μισοτελειωμένη δουλειά θα είναι εκεί και θα σε περιμένει με την κακία στο βλέμμα της, σαν παρατημένη γκόμενα. Αν κάνεις πολλά πράγματα μαζί, τίποτα δεν τελειώνει σωστά και ποιοτικά. Δεν θα θυμάσαι σε ποιο σημείο σταμάτησες και τι έχεις ολοκληρώσει. Άλλωστε έρευνες έχουν καταδείξει ότι μόνο το 2% των multitask ανθρώπων παραμένουν παραγωγικοί. Ανήκεις σ’ αυτούς; Αν όχι τότε μόνο μια δουλειά τη φορά!

3. ΜΗΝ ΑΦΗΝΕΙΣ ΤΙΠΟΤΑ ΝΑ ΣΕΡΝΕΤΑΙ

Η λογική «άστο αυτό, θ’ ασχοληθώ αργότερα» μόνο προβλήματα μπορεί να σου φέρει. Αν δεν το βάλεις στον προγραμματισμό κι αν δεν το τελειώσεις,  αν συνεχώς αναβάλεις ν’ ασχοληθείς μαζί του, θα έρθει η στιγμή που θα σ’ εκδικηθεί. Ένας πελάτης που …ξύπνησε ή ένας συνάδελφος που καίγεται θα σου ζητάει την εργασία που σου είχε αναθέσει πριν τόσο διάστημα κι εσύ την παραπέταξες. Φαντάζεσαι τι θα συμβεί. Ή θα μαλώσεις ή θα διαλύσεις τον προγραμματισμό σου και τη μέρα σου.

4. ΜΗΝ ΔΟΥΛΕΥΕΙΣ ΣΤΟ ΔΙΑΛΕΙΜΜΑ ΚΑΙ ΜΗΝ ΚΑΝΕΙΣ ΔΙΑΛΕΙΜΜΑ ΟΤΑΝ ΔΟΥΛΕΥΕΙΣ

Αυτό είναι ακόμα ένα γνωστό κολπάκι που κάνουν οι χρονοφαγάδες.  Ξεκινάνε και κάνουν δουλίτσα στα διαλείμματά τους. Δηλαδή όταν τρώνε, συμπληρώνουν και το business Plan που έχουν στην οθόνη τους ή όταν πάνε για τσιγάρο βλέπουν και τα e-mail τους στο κινητό.  Έτσι έχουν την δικαιολογία ότι δεν παίρνουν ούτε ανάσα, δεν προλαβαίνουν να φάνε να κάνουν ένα τσιγάρο, γενικώς είναι το θύμα της υπόθεσης που έχει ανάγκη κάποιες στιγμές να χαλαρώσει. Όχι φιλαράκο μου. Δεν θα δουλεύεις όταν κάνεις διάλειμμα. Να απολαύσεις τα γεμιστά που σου έβαλε η μανούλα στο τάπερ. Όμως, όταν θα καθίσεις για δουλειά δεν πρέπει να επιτρέψεις στον εαυτό σου να κάνει διάλειμμα.

5. ΤΑΚΤΟΠΟΙΗΣΕ ΤΟ ΧΩΡΟ ΣΟΥ

Όταν δουλεύεις σ’ ένα ακάθαρτο και ατακτοποίητο χώρο είναι σίγουρο ότι κάπως έτσι είναι και η οργάνωση στη δουλειά, στον υπολογιστή σου ή στο μυαλό σου. Βάλε στο πρόγραμμά σου ένα δίωρο να τακτοποιήσεις το χώρο σου και τα αρχεία στον υπολογιστή σου. Αν το κάνεις, θα πάψεις να ακούς τον εαυτό σου να λέει: «που το έχω βάλει μωρέ αυτό;», «σίγουρα μου το έχεις στείλει; Μήπως μπορείς να μου το ξαναστείλεις»; Θα δεις πόσο χρόνο και πόσο άγχος θα κερδίσεις. Θα δεις ότι δεν θα χάνεσαι μέσα στον κυκεώνα μέχρι ν’ ανακαλύψεις το θαμμένο αρχείο…

5. ΠΗΡΑΝ ΤΑ ΜΥΑΛΑ ΣΟΥ ΑΕΡΑ;

Μιλήσαμε νωρίτερα για τα διαλείμματα. Όταν κάνεις το προγραμματισμένο σου διάλειμμα, βγες έξω. Πήγαινε βόλτα στο γειτονικό καφέ (αν επιτρέπεται) να απολαύσεις ένα καφεδάκι ή έστω βγες στο μπαλκόνι, να σε δει ο ήλιος να σε καμαρώσει κι ο φρέσκος αέρας να καθαρίσει το ταλαιπωρημένο σου μυαλό. Είναι βέβαιο ότι όταν θα γυρίσεις, θα νιώθεις γεμάτος ενέργεια και θα έχεις διάθεση ν΄ ασχοληθείς σοβαρά με την δουλειά σου.

6. ΔΩΣΤΑ ΟΛΑ ΟΤΑΝ ΜΠΟΡΕΙΣ

Παρατήρησε ποιες είναι οι πιο παραγωγικές σου ώρες. Συνήθως για τους περισσότερους ανθρώπους είναι γύρω στις 09:00 μέχρι 12:00 το πρωί. Ίσως όχι για σένα. Βρες τις δικές σου. Σε κάθε περίπτωση δεν είναι πολύ έξυπνο να σπαταλάς με ανούσια πράγματα τις πιο παραγωγικές σου ώρες. Πολύ εργαζόμενοι (όχι εσύ καμάρι μου) το πρωί μπαίνουν να διαβάσουν τις πρωινές ειδήσεις, κάνουν μια βολτίτσα στα social για να δουν τι έπαιξε χτες βράδυ που τους πήρε ο ύπνος, κουτσομπολεύουν με τους συναδέλφους, διαβάζουν τα mail τους και σπαταλούν το χρόνο τους. Το απογευματάκι κατά τις 19:00 που είναι ήδη κουρέλι κι ονειρεύονται να γυρίσουν στο σπιτάκι τους,  αποφασίζουν ν’ ασχοληθούν με τα μεγάλα και τα σοβαρά. Φυσικά ούτε το πνεύμα είναι πρόθυμο κι αυτή η άτιμη η σάρκα είναι και πάλι αδύναμη…

7. ΓΙΑ ΠΟΙΟΝ ΒΑΡΑΕΙ Η ΚΟΥΔΟΥΝΑ;

Αποφάσισες λοιπόν να δουλέψεις. Τακτοποίησες το χώρο σου κι έχεις πιάσει στην πιο παραγωγική σου ώρα, την πιο σοβαρή εργασία. Ο δαίμονας όμως δεν σ’ αφήνει. Έχεις βάλει έναν ήχο που σε ειδοποιεί όταν καταφθάνει ένα καινούριο μήνυμα ή ένα e-mail. Γκλιν – γκλον. Βαράνε οι σειρήνες και η Κίρκη μέσα στο μυαλό σου, σου φωνάζει να τα δεις μήπως είναι κάτι σημαντικό. Θέλω να σου θυμίσω ότι κατά την βιομηχανική επανάσταση που συντελέστηκε στα τέλη του 19^ου αιώνα δεν υπήρχαν e-mail, κινητά και ομάδες στο viber… Αν δουλεύεις σ’ έναν οργανισμό που επικοινωνεί κυρίως με e-mail κι όχι με τη γλώσσα που μας έδωσε ο καλός Θεούλης μην μπαίνεις κι εσύ στο παιχνίδι. Στείλε όσα λιγότερα μηνύματα μπορείς. Μην σχολιάζεις σ’ αυτά που σου στέλνουν εκτός αν έχεις αντίρρηση ή αν πράγματι σε αφορά. Μην απαντάς ακαριαία. Θυμήσου το. Αν καμιά μέρα αργήσεις έστω και λίγο ν’ απαντήσεις θα σε φάνε ζωντανό.

8. ΔΗΜΙΟΥΡΓΗΣΕ ΡΟΥΤΙΝΕΣ

Δεν λέω η παραγωγικότητα να σκοτώσει την δημιουργικότητα. Αυτό που επισημαίνω είναι ότι πρέπει τα απαραίτητα αλλά βαρετά, να συνηθίσεις να τα κάνεις με τον ίδιο τρόπο κάθε φορά. Έτσι το άτακτο και απείθαρχο μυαλό σου θα συνηθίσει να πειθαρχεί σ’ αυτή τη διαδικασία και θα υλοποιείς ένα σημαντικό μέρος της καθημερινότητας χωρίς να χάνεσαι..

9. ΣΥΣΚΕΥΤΟΜΑΣΤΕ ΓΙΑΤΙ ΔΕΝ ΣΚΕΠΤΟΜΑΣΤΕ

Η νέα μόδα. Τι ωραία. Δεν έχουμε επικοινωνήσει καθόλου. Δεν έχουμε πιάσει καθόλου το θέμα, αλλά καλό είναι να κάνουμε ένα meeting για να οργανωθούμε…  Απέφυγε έκτακτες συναντήσεις αν δεν υπάρχει σοβαρός λόγος. Σου σκοτώνουν τη μέρα. Αν πραγματικά θέλεις να κερδίσεις χρόνο για σένα, δημιούργησε πρωτόκολλο για κάθε συνάντηση. Ζήτησε εκ’ των προτέρων να έχουν οριστεί τα θέματα της συνάντησης, ποιες απαντήσεις θα πρέπει να έχει ο κάθε συμμετέχων και πόση ώρα θα διαρκέσει το meeting. Έτσι θα αναγκάσεις τους συναδέλφους σου ή τους συνεργάτες σου να λειτουργήσουν επαγγελματικά, γρήγορα και να ασχοληθείτε με την ουσία.

9. ΠΑΡΚΑΡΕ ΤΙΣ ΣΚΕΨΕΙΣ ΣΟΥ

Μπορεί να είναι δύσκολο να παραμείνεις συγκεντρωμένος όταν έχεις πολλές σκέψεις που περιστρέφονται γύρω από το κεφάλι σου σαν πυροτεχνήματα.  Χρησιμοποίησε ένα σημειωματάριο και κάνε σαμποτάζ στο εγκεφαλικό τσαλαβούτημα. Κάθε φορά που οι σκέψεις σου προσπαθούν να σε αποσυντονίσουν, αφιέρωσε μερικά λεπτά και γράψ’ τα όλα όσα σκέφτεσαι στο σημειωματάριο. Μόλις βγουν από το κεφάλι σου, μπορείς να επιστρέψεις στην εργασία σου και ν’ ασχοληθείς με τις σημειώσεις σου κάποια άλλη ώρα που θα είσαι πια χαλαρός και τότε μπορείς ν’ αφήσεις και τη δημιουργικότητά σου να διαπρέψει!

10+1. ΣΚΟΤΩΣΕ ΤΟ ΣΤΡΕΣ ΠΡΙΝ ΣΕ ΣΚΟΤΩΣΕΙ

Μην αφήνεις την ανοργανωσιά, τον εαυτό σου και κυρίως τους άλλους να σε πνίξουν σε μια θάλασσα άγχους και στρες. Ότι και να συμβεί η γη θα συνεχίζει να γυρίζει και ο ήλιος θα βγαίνει κάθε πρωί. Βάλε πρόγραμμα και διαχειρίσου τις καταστάσεις. Όλοι βιάζονται. Κάνε το καλύτερό σου αλλά μην πελαγοδρομείς, μην φορτώνεσαι τα «επείγοντα» ανοργάνωτων ανθρώπων που ταλαιπωρούν συναδέλφους και συνεργάτες.  Έτσι σιγά – σιγά θα τους «εκπαιδεύσεις» κι εκείνους την επόμενη φορά να σεβαστούν το χρόνο και τις προθεσμίες που έχεις θέσει.