Είναι δεδομένο ότι ο άνθρωπος είναι ένα έξυπνο και ευπροσάρμοστο ον. Μέσα σε λίγες μέρες (στην καραντίνα) προσαρμόστηκαν εργαζόμενοι, εργοδότες, μαθητές και δημόσιοι υπάλληλοι στην τηλεργασία. Είναι κάτι παραπάνω από σίγουρο ότι οι on line τηλεδιασκέψεις ήρθαν για να παραμείνουν στην ζωή και στην δουλειά μας. Τώρα λοιπόν που είναι νωρίς και όλοι μας εκπαιδευόμαστε, καλό είναι να θέσουμε κάποιους κανόνες και να καταπολεμήσουμε την άσκοπη κούραση και την εξάρτηση από τις οθόνες μας.
Οργάνωση Τηλεδιάσκεψης
- Τουλάχιστον δύο ημέρες πριν την συνεδρία, συμφωνήστε τον χρόνο που θα πραγματοποιηθεί. Ιδανικά θα πρέπει να ζητήσετε διαθεσιμότητα από όλους τους συμμετέχοντες με ενναλακτικές ημερομηνίες και ώρες για τη συνάντηση για να μην χάσετε περισσότερο χρόνο για την οργάνωση παρά για την ίδια τη συνάντηση. Ακόμα καλύτερα αν έχετε κοινό ημερολόγιο μπορείτε να δείτε τη διαθεσιμότητα όλων όσων θέλετε να προσκαλέσετε.
- Εννοείται ότι δεν πρέπει να προσκαλούμε άτομα που δεν σχετίζονται με το θέμα της συνάντησης.
- Είναι σημαντικό η πρόσκληση να σταλεί ταυτόχρονα σε όλους τους συμμετέχοντες, προκειμένου άπαντες να γνωρίζουν με ποιους θα συναντηθούν.
- Επίσης η πρόσκληση θα πρέπει να συνοδεύεται και από την ατζέντα της συνάντησης. Έτσι όλοι οι συμμετέχοντες μπορούν να γνωρίζουν εκ’ των προτέρων τα θέματα και να είναι προετοιμασμένοι.
- Είτε διοργανώνετε εσείς τη συνάντηση, είτε είστε προσκεκλημένοι, θα πρέπει να μάθετε όσον το δυνατόν περισσότερο, τη χρήση και τις λειτουργίες της πλατφόρμας τηλεδιάσκεψης. (π.χ να απενεργοποιείτε το μικρόφωνο, να μοιράζεστε αρχεία κ.λπ)
- Θα πρέπει, αρκετή ώρα πριν την έναρξη, να ελέγξετε τη σύνδεσή σας στο internet ώστε να είστε βέβαιοι ότι ο πάροχός σας δεν θα σας προδώσει….
Dress Code
- Εννοείται ότι το πρωτόκολλο ένδυσης στο γραφείο, με την εμφάνιση στην τηλεδιάσκεψη είναι διαφορετικά. Είναι γενικά αποδεκτό στις συσκέψεις μέσω της οθόνης, ένα πιο χαλαρό στυλ εμφάνισης. Είναι πράγματι περίεργο κάποιος να εμφανιστεί στην τηλεδιάσκεψη με κουστούμι και γραβάτα, ενώ βρίσκεται στο σαλόνι του σπιτιού του. Από την άλλη μεριά, απέχει πολύ από την επαγγελματική εμφάνιση να βγει κάποιος με φανελάκι, σκουφί, πιζάμες ή νυχτικό.
- Αντίστοιχα μπορεί να δικαιολογηθεί ένα λίγο πιο ατημέλητο Look. π.χ μια κοπέλα άβαφη ή κάποιος άντρας αξύριστος. Δεν μπορεί να δικαιολογηθεί όμως, να εμφανιστεί κάποιος άπλυτος, με άλουστα μαλλιά ή λερωμένη ή τσαλακωμένη μπλούζα.
- Δεν είναι επαγγελματική εικόνα όταν κάποιος εμφανίζεται να φορά μπλουζάκι με τυπωμένα άσεμνα μηνύματα.
- Δεν είναι επαγγελματική εικόνα όταν κάποιος προσέρχεται όρθιος και φοράει σορτσάκι.
Πρωτόκολλο
- Οποιαδήποτε συνάντηση με φυσική παρουσία, ήδη έχει δυσκολίες. Πόσο μάλλον όταν περιορίζεται η παρουσία μας σ’ ένα μικρό τετραγωνάκι στην οθόνη.
- Να είστε ευγενείς. Κανείς δεν μπορεί να ακούσει τίποτα αν μιλούν όλοι μαζί ή αν κάποιος διακόπτει συνεχώς.
- Ιδανικά θα πρέπει να ισομοιραστεί ο χρόνος ανάμεσα στους συμμετέχοντες.
- Αν δεν έχετε να πείτε κάτι σπουδαίο ή χρήσιμο, είναι σημαντικό να ακούσετε και να μάθετε.
- Μην πλησιάζετε πολύ στην οθόνη και μην είστε πολύ μακριά από το μικρόφωνο με αποτέλεσμα να δυσκολεύεται τους άλλους.
- Όταν δεν μιλάτε καλό είναι να κλείσετε το μικρόφωνό σας.
- Δεν δικαιολογείται η πολύ άνεση σ’ ένα επαγγελματικό online meeting. (π.χ πόδια πάνω στην καρέκλα ή στο τραπέζι, κατανάλωση ποτών, νωχελική στάση κ.λπ)
Backround
- Ο χώρος πίσω μας δεν είναι ωραίο να δείχνει το άστρωτο κρεβάτι μας με πεταμένα επάνω του μια στοίβα ρούχα.
- Δεν είναι ωραίο να φαίνεται πίσω μας, ακαταστασία και πεταμένα πράγματα.
- Δεν είναι σωστό να κυκλοφορούν πίσω μας όλοι οι συγγενείς μας ή οι συγκάτοικοί μας, οι οποίοι αποσπούν την προσοχή των συμμετεχόντων.
- ΠΡΟΣΟΧΗ!!! Κυκλοφορούν στο διαδίκτυο πολλά βίντεο από τηλεδιασκέψεις, τα οποία έχουν γίνει viral, καθώς στο φόντο πίσω από τον συμμετέχοντα εμφανίζεται γυμνή η σύζυγος ή η θεία ή η μαμά προς έκπληξη και τέρψη των συμμετεχόντων…! Καλό να αποφύγετε μια τέτοια κακή εμπειρία ή οποία θα σας στοιχειώνει για πάντα.
- Αποφύγετε την οποιαδήποτε μουσική υπόκρουση, ιδιαίτερα με σκληρό ροκ ή βαριά ρεμπέτικα…
Οργανωθείτε
- Η τηλεδιάσκεψη δεν είναι πανάκεια. Δεν καταργήθηκαν τα τηλέφωνα ούτε τα e-mail. Αν μπορείτε ένα θέμα να το λύσετε μ’ ένα τηλεφώνημα δεν χρειάζεται οπωσδήποτε η τηλεδιάσκεψη.
- Φροντίστε στο βαθμό που σας αναλογεί οι διαδικτυακές
συναντήσεις να διαρκούν όσο είναι απολύτως απαραίτητο. Καθώς βρισκόμαστε στο περιβάλλον του σπιτιού μας, έχουμε την ψευδαίσθηση ότι δεν δουλεύουμε και κατά συνέπεια ξεχνιόμαστε, «απλώνουμε» τη συζήτηση και τελικά και δεν είμαστε παραγωγικοί και έχουμε το παράπονο ότι δουλεύουμε όλοι μέρα.
- Για τον ίδιο όπως παραπάνω λόγο, αποφύγετε να βάζετε τηλεδιασκέψεις εκτός ωραρίου εργασίας. Ορίστε και συμφωνήστε με τον προϊστάμενό σας το ωράριο εργασίας σας και αποφύγετε να το «ξεχειλώνετε». Μετά από ένα διάστημα ο άναρχος και χωρίς ξεκάθαρο ωράριο, τρόπος δουλειάς θα κάνει κακό και σ’ εσάς αλλά και στην δουλειά σας.
- Κατά τη διάρκεια της τηλεδιάσκεψης, να έχετε δίπλα σας ένα τετράδιο για να κρατάτε σημειώσεις. Έτσι αφενός δεν θα χρειάζεστε να θυμάστε τίποτα κι αφετέρου θα ξεκουράζονται και τα μάτια σας από τη συνεχή χρήση της οθόνης του υπολογιστή.
- Αν έχετε μικρά παιδιά εξηγήστε τους τη νέα κατάσταση που διαμορφώθηκε. Εξηγήστε τους ότι πάλι δουλεύετε, με μόνη διαφορά ότι πλέον δεν χρειάζεται να πηγαίνετε στον χώρο της εταιρίας σας.
Προστατεύστε την υγεία σας
- Για να μειώσετε την κούραση στα μάτια, θα πρέπει να αποφεύγετε ανά τακτά χρονικά διαστήματα να κοιτάτε την οθόνη σας ήτο κινητό σας.
- Αφού τελειώσει η ηλεκτρονική συνεδρία, αποσυμπιεστείτε. Βγείτε στο μπαλκόνι σας. Κοιτάξτε τον ουρανό, τις γλάστρες σας κι αν είναι εφικτό κάντε μια μικρή βόλτα. Οι οφθαλμίατροι συνιστούν ανά μισή ώρα χρήσης ηλεκτρονικής συσκευής θα πρέπει να κάνουμε διάλειμμα τουλάχιστον ενός λεπτού.
- Μην δουλεύετε σε σκοτεινό χώρο. Προτιμήστε το φυσικό φως.
- Μην καπνίζετε μέσα στο δωμάτιο που δουλεύετε. Ακόμα περισσότερο αν δουλεύετε μέσα στο υπνοδωμάτιό σας ή αν υπάρχουν στο σπίτι παιδιά.
- Όταν τελειώνετε τις τηλεδιασκέψεις, είναι πολύ κακό στον ελεύθερο σας να μπαίνετε στον υπολογιστή για να περιηγηθείτε. Μ’ αυτόν το τρόπο θα κάνετε ζημιά στον εγκέφαλό σας όλη μέρα, κάθε μέρα. Χαλαρώστε. Ακούστε μουσική όταν δεν δουλεύετε. Περπατήστε στο ήλιο ή κάντε ποδήλατο.
Τηλεδιάσκεψη και νόμος
- Οι πλατφόρμας τηλεδιάσκεψης μας δίνουν τη δυνατότητα να καταγράψουμε τη συνομιλία μας. Να επισημάνουμε, για όσους δεν το γνωρίζουν, ότι η διαδικασία αυτή, χωρίς την γραπτή έγκριση των συνομιλητών μας είναι απολύτως παράνομη και αποτελεί ποινικό αδίκημα.
- Αν επιθυμούμε την καταγραφή της συνομιλίας, θα πρέπει μαζί με την πρόσκληση για τη συγκεκριμένη συνεδρία να γνωστοποιούμε την πρόθεσή μας για καταγραφή και να ζητάμε την γραπτή συναίνεση πριν ξεκινήσει η τηλεδιάσκεψη. Ακόμα και όταν όλοι οι συμμετέχοντες θα μας απαντήσουν γραπτώς ότι συμφωνούν, θα πρέπει να γίνει υπενθύμιση στο ξεκίνημα της τηλεδιάσκεψης και να πάρουμε και πάλι την συγκατάθεση των συμμετεχόντων.
- Το γεγονός ότι κάποιος συνεργάτης ή συνάδελφος μας έδωσε την άδεια να καταγράψουμε μία συνομιλία, δεν σημαίνει ότι μας έδωσε το δικαίωμα να βινεογραφούμε όλες τις συνομιλίες που θα συμμετέχει.
- Εκ του νόμου κάθε συμμετέχω, διατηρεί το δικαίωμα ανά πάσα στιγμή να ζητήσει τη διαγραφή της τηλεδιάσκεψης ακόμα και αν μας έχει δώσει τη γραπτή του συγκατάθεση.
- Ακόμα κι όταν έχουμε τη συγκατάθεση όλων των συμμετεχόντων σε μία συνεδρία, θα πρέπει να τηρούμε το νόμο περί προσωπικών δεδομένων. Δηλαδή η φύλαξη των αρχείων σε ασφαλή περιβάλλον. Η εξασφάλιση ότι το υλικό της βιντεοκλήσης δεν θα πάει σε τρίτους.
- Τα πρόστιμα είναι πολύ μεγάλα (ξεκινούν από 50.000€) και αυξάνονται αναλογικά με τον τζίρο της εταιρίας.
- Παράλληλα η ποινή του παραβάτη είναι ανάλογη με τη ζημιά που θα επικαλεστεί το θύμα ότι του προκλήθηκε.
- Εκτός από το νόμο και το φόβο των ποινών δεν θα πρέπει να παραβλέψουμε την επαγγελματική ηθική. Κανείς δεν εκτιμά την εταιρία και τα στελέχη της όταν θα μάθει ότι βιντεογραφούν χωρίς άδεια τις βιντεοκλήσεις.
Μέσα στην ατυχία μας να βιώσουμε την πανδημία και όλα τα συνεπακόλουθα αυτής, είμαστε τυχεροί που η τεχνολογία, μας δίνει την δυνατότητα να εργαζόμαστε από το σπίτι, να δημιουργούμε και κυρίως να συνεργαζόμαστε αποτελεσματικά, με τους συνεργάτες μας και τους συναδέλφους μας. Κυρίως όμως η τεχνολογία βοήθησε πολλούς συνανθρώπους μας, να μην απομονωθούν από φίλους και συγγενείς εν’ μέσω καραντίνας. Βεβαίως όμως χρειάζεται σύνεση, ορθολογισμός και να μην αφήσουμε η νέα πραγματικότητα να μας κάνει όμηρους μπροστά σε μία οθόνη. Είναι απαραίτητο, να δημιουργούμε, να γυμναζόμαστε, να ξεχνιόμαστε, να διασκεδάζουμε, να συνεχίσουμε να ζούμε μέσα σ’ αυτές τις ιδιαίτερες και πρωτόγνωρες συνθήκες.